+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек. Открыть и скачать онлайн. Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как делать записи о работе в трудовой книжке?

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя.

Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения. В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту. На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

Трудовая книжка любого сотрудника является важнейшей ценностью для него — исключительно, опираясь на внесённые в неё записи, о нём может быть составлено первое впечатление как о работнике с соответствующей квалификацией и определённым опытом.

Все внесённые записи по завершении трудовой карьеры станут достоянием учёта пенсионного фонда и весь последующий жизненный путь, благополучие пожилого человека будет зависеть от правильно внесённых в книжку сведений, а в первую очередь — от её наличия. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Это быстро и! Исходя их сказанного, становится понятным отношение трудовой инспекции и других курирующих кадровое делопроизводство, инстанций — к ведению и хранению трудовых.

Малейшая халатность может стать причиной утраты сотрудником не только документа, но и всей информации , которая в нём хранилась.

Соответственно, подобная ситуация станет краеугольным камнем серьезных проблем не только для него, но и для ответственного лица. Центральным звеном, на которое опирается вся деятельность по делопроизводству, связанному с ТК, является Постановление Правительства РФ от Оно предоставило законодательно закреплённые нормативы, отражающие практически все вопросы, которые касаются Правил ведения ТК, а также утверждают:.

Правила ведения и хранения ТК — основное, базисное положение данного проекта. Оно органично включает в себя все вопросы, требующие рассмотрения. Имея статус законодательного фрагмента всей нормативной документации, на положениях Правил формулируются требования трудовых инспекторов при проверках, а также любые решения спорных вопросов, в том числе, затрагивающие исковые гражданские, а в некоторых случаях — уголовные дела.

Правилами определены повышенные обязательства и высокая форма ответственности работодателя и уполномоченного лица за ведение ТК. В соответствии с Правилами трудовые являются документами, в отношении которых должна быть применима повышенная форма безопасности при их хранении.

При приёме сотрудника на работу, работодатель обязан сделать запись в его книжке, то есть внести сведения о том, что работник принят на работу. Эти сведения должны быть внесены не позднее чем через 5 дней после даты приёма на работу. Это положение опирается на п. В этот же срок должна быть заведена ТК при использовании чистого бланка работодателя, если устроившийся ранее нигде не работал. Информация о процессе трудоустройства вносится с опорой на Инструкции по заполнению ТК, которые утверждены Министерством труда и социального развития РФ Этот регламентирующий деятельность кадровиков документ в некоторых случаях играет не менее значимую роль, чем представленные ранее Правила.

Инструкции указывают практически все детали, которые могут сыграть роль при внесении данных в ТК, с учётом их применения в некоторых достаточно неоднозначных ситуациях. Правила и Инструкции вменяют ответственность работодателю за книжку работника на весь период его деятельности на предприятии, а также — ответственность за правильное заполнение книжки.

Книжка заполняется при поступлении на работу с указанием наименования организации. Это обязательное условие, предваряющее вписывание сведений. При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата. Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.

Нужно иметь в виду, что при оформлении в должности после внесённых в ТК сведений печать ставить недопустимо. Печать обязательно должна присутствовать на записи об увольнении см.

Каждая внесённая запись о перемещении работника:. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.

Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно , без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку — подправлять её недопустимо. В таком случае он обязан следовать установленному стандарту Инструкций, который также отражается в третьей части Правил и оглашает нормой вписывание соответствующих сведений, которые указывают на ошибочность данных, внесённых под соответствующим номером.

Эти положения необходимо учитывать во избежание порчи трудовой. По завершении деятельности на предприятии, в соответствии с п. Этот пункт констатирует обязательность выдачи книжки в день увольнения по требованию владельца трудовой. То есть, к моменту последнего дня его работы все сведения о его уходе должны быть внесены и удостоверены, приказ должен быть издан и подписан. Работодателю нужно внести сведения надлежащим образом:.

Если владелец не забрал свою книжку после увольнения, его необходимо об этом уведомить, что полностью снимет ответственность за его документ с работодателя. Правила устанавливают, что на всём протяжении деятельности работника, его книжка должна храниться у работодателя, который несёт за неё ответственность, а также имеет право по своему усмотрению разделить ответственность с назначенным им уполномоченным.

Кроме этого, Правилами постулируется, что ТК — это документ требует повышенной степени защиты. Его чистый бланк — документ строгой отчётности, что также предполагает особые условия для его хранения.

Правила, Инструкции, а также другие документы не указывают конкретно на то, что книжки надлежит хранить в каком-то особом месте. Однако каждый работодатель понимает, что в случае порчи или утраты ТК, которая может произойти:. Естественно, что если условия будут сочтены ненадлежащими или недостаточными — будет вменена ответственность.

Поэтому среди работодателей сложились негласные правила — усиливать хранение ТК посильными способами , учитывая в то же время возможность неразглашения места их хранения для посторонних.

Сейф является распространённым местом хранения ТК, который определяет условия ограниченного доступа к документам. Однако во избежание порчи книжек в связи с обозначенными ранее причинами, следует иметь сейф с максимальной степенью защиты.

На больших предприятиях рекомендовано хранить ТК в особо прочных, несгораемых сейфах. Любая мелочь при порче или утрате книжек может рассматриваться как производственная должностная халатность. В этом есть свой резон — ведь массовая потеря этой информации обернётся серьёзными проблемами для большого коллектива, а он, в свою очередь, предъявит немалый иск работодателю.

Узнайте, что делать, если трудовая книжка потеряна, в этой статье. Если уволившийся не забрал свою книжку, а работодатель предпринял все меры к её возвращению — её необходимо передать на хранение. В течение трёх лет она хранится в том же шкафу сейфе , где остальные трудовые, на случай возвращения за ней владельца. По завершении этого срока она должна быть передана в архив организации. В архиве книжка будет храниться в течение 75 лет, хотя некоторые эксперты утверждают, что достаточный срок хранения — 50 лет.

При ликвидации составляется акт, в котором даётся перечень членов комиссии, назначенной ответственной за списание и список трудовых, которые подлежат уничтожению. После проведения процедуры списания, все списанные книжки должны быть уничтожены, о чём в акте списания, за подписью комиссии должна быть сделана особая пометка.

В шестой части Правил констатируется порядок учёта, регистрации и хранения ТК и даются дополнительные отсылки на правовые основания правительственного уровня, которые регламентируют установленный порядок:.

Генеральный директор Соломин А. Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:. Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением.

Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами. Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник. При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации или отдела кадров , где впервые заполнялась трудовая книжка.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:. Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек.

Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров. В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет. В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ или компенсировать затраты на эту процедуру придется именно ответственному сотруднику. Кто пишет приказ Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Правил ведения и хранения трудовых книжек ; — в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника. Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Вышло обновление новая редакция "Пакета Кадровика" релиз Лето Учебный отпуск за второе образование работника, нужное работодателю. Проверьте, не получил ли кто из работников инвалидность, и поправьте график отпусков. Пенсионер без трудовой книжки.

45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек. В данном приказе.

Трудовые книжки. Глава 2. Актуальные вопросы

Акция месяца 8- Приказы в отношении трудовых книжек бывают двух типов: одни регламентируют порядок их оформления и хранения, другие — служат основанием для внесения записей об увольнениях, переводах и прочих кадровых процедурах. Грамотно организованная работа с трудовыми книжками позволяет избежать недоразумений и конфликтов, вызванных несвоевременной выдачей, неправильным учетом или ошибками при заполнении столь важных документов. Поэтому и работодатели, и проверяющие органы уделяют особое внимание записям в трудовой. Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда. Узнать все ответы. Все формулировки должны соответствовать требованиям федерального законодательства, неточности и сокращения не допускаются. Издаваемые работодателем приказы и записи в трудовых книжках тесно связаны — в частности, основные распоряжения по личному составу отражаются в личных делах и трудовых книжках сотрудников. Записи о замечаниях и дисциплинарных взысканиях вносятся лишь в личное дело сотрудника, если только в качестве меры взыскания не выбрано увольнение тогда соответствующая запись появится и в книжке. Специальный приказ о записи в трудовую книжку в году издавать не нужно: основанием для внесения новых сведений в документ становится стандартные приказы о кадровых изменениях, утвержденных руководством организации.

Ответственный за ведение трудовой книжки

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя.

Да, это может делать сам руководитель организации. Директор издаст приказ о принятии на себя ответственности и полномочий по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Приказы в отношении трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением руководителя предприятия п. Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.

Акция месяца 8- Согласно установленному Законодательству, любой работодатель обязан вести на своих сотрудников трудовые книжки, которые выступают физическим доказательством полученного гражданином стажа. В данном документе отображается вся важная информация, касающаяся срока поступления на работу, увольнения, учитываются поощрительные награды и взыскания, которые служат ярким свидетельством компетентности или недостатка квалификации потенциального соискателя для будущих нанимателей. За ведение и учет трудовых книжек на любом предприятии принято назначать ответственного сотрудника, в роли которого могут выступать кадровые специалисты, бухгалтера или сами директора учреждений, если на предприятии трудится небольшое количество граждан. Соответственно, при возникновении неточностей и ошибок в трудовых книжках вся ответственность падает на определенное лицо, по вине которого и была допущена оплошность. Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда.

Приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек сотрудника должен в шапке документа указывается цель написания бланка (назначение ответственного за учет и хранение книжек);.

Онлайн заявка Обратный звонок. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя. Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек представлен ниже.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ведение трудовых книжек работников
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Всеслава

    Конечно. Я согласен со всем выше сказанным. Можем пообщаться на эту тему. Здесь или в PM.

  2. Ювеналий

    И все же, многое остается не ясным. Если не затруднит, распишите подробнее.

  3. Назар

    По моему мнению Вы не правы. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM, поговорим.

  4. Ирина

    Вы не правы. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM.

  5. Будимир

    Вы не ошиблись, все верно